PENATAUSAHAAN BENDAHARA
KABUPATEN PIDIE

Permendagri No.13/2006

Pengertian Bendahara

setiap orang atau badan yang diberi tugas untuk dan atas nama negara/daerah, menerima, menyimpan, dan membayar/menyerahkan uang atau surat berharga atau barang-barang negara/daerah

Jenis-Jenis Bendahara

1. Bendaharawan Umum Negara

2. Bendahara Umum daerah

3. Bendahara Penerimaan

4. Bendahara Pengeluaran

Bendahara Umum Negara

adalah pejabat yang diberi tugas untuk melaksanakan fungsi bendahara umum negara.

Menteri keuangan adalah Bendahara Umum Negara

APBN

Bendahara Umum Daerah

adalah pejabat yang diberi tugas untuk melaksanakan fungsi bendahara umum daerah.

Pejabat Pengelola Keuangan Daerah adalah Bendahara Umum Daerah

APBD

Bendahara Penerimaan

adalah orang yg ditunjuk utk menerima, menyimpan, menyetorkan, menata usahakan, dan mempertanggung jawabkan uang pendapatan negara/daerah dalam rangka pelaksanaan APBN/APBD pada kantor/ satuan kerja kementerian negara/ lembaga/ pemerintah daerah.

PENDAPATAN

Bendahara Pengeluaran

adalah orang yang ditunjuk untuk menerima, menyimpan, membayarkan, menata usahakan, dan mempertanggung jawabkan uang untuk keperluan belanja negara/ daerah dalam rangka pelaksanaan APBN/ APBD pada kantor/satuan kerja kementerian negara/lembaga/ pemerintah daerah.

BELANJA

Kewenangan Penetapan

Ditetapkan Kepala Daerah atas usul PPKD yaitu:

• Bendahara penerimaan

• Bendahara pengeluaran

• Bendahara penerimaan pembantu

• Bendahara pengeluaran pembantu.

Ditetapkan Kepala SKPD yaitu :

Pembantu Bendahara Penerimaan

Pembantu Bendahara Pengeluaran

Bendahara adalah Pejabat Fungsional

Azas Umum Pelaksanaan

Tugas Bendahara

· Pembayaran atas beban APBN/APBD tidak boleh dilakukan sebelum barang dan/atau jasa diterima kecuali diatur dalam peraturan pemerintah.

· Untuk kelancaran pelaksanaan tugas kementerian negara/lembaga/ satuan   kerja    perangkat    daerah    kepada Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran dapat diberikan uang persediaan yang dikelola oleh Bendahara Pengeluaran.

· Bendahara Pengeluaran melaksanakan pembayaran dari uang persediaan yang dikelolanya setelah :

o meneliti kelengkapan perintah pembayaran yang diterbitkan oleh Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran;

o menguji kebenaran perhitungan tagihan yang tercantum dalam perintah pembayaran;

o menguji ketersediaan dana yang bersangkutan.

Azas Umum Pelaksanaan
Tugas Bendahara (Lanjutan)

Bendahara Pengeluaran wajib menolak perintah bayar dari Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran apabila persyaratan tidak dipenuhi.

Bendahara Pengeluaran bertanggung jawab secara pribadi atas pembayaran yang dilaksanakannya

Bendahara penerimaan/pengeluaran yang menerima atau menguasai uang/barang/ kekayaan daerah wajib menyelenggarakan penatausahaan sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

Pejabat yg menandatangani dan/atau mengesahkan dokumen yg berkaitan dgn surat bukti yg menjadi dasar penerimaan dan/atau pengeluaran atas pelaksanaan APBD bertanggung jawab thd kebenaran material dan akibat yg timbul dari penggunaan surat bukti dimaksud.

Bendahara penerimaan dan bendahara pengeluaran baik secara langsung maupun tdk langsung dilarang melakukan kegiatan perdagangan, pekerjaan pemborongan dan penjualan jasa atau bertindak sebagai penjamin atas kegiatan/ pekerjaan/penjualan, serta membuka rekening/giro pos atau menyimpan uang pada suatu bank atau lembaga keuangan Iainnya atas nama pribadi

Dalam hal bendahara pengeluaran berhalangan, maka:

apabila melebihi 3 (tiga) hari sampai selama-lamanya 1 (satu) bulan, bendahara pengeluaran tersebut wajib memberikan surat kuasa kepada pejabat yang ditunjuk untuk melakukan pembayaran dan tugas-tugas bendahara pengeluaran atas tanggung jawab bendahara pengeluaran yang bersangkutan dengan diketahui kepala SKPD;

apabila melebihi 1 (satu) bulan sampai selama-lamanya 3 (tiga) bulan, harus ditunjuk pejabat bendahara pengeluaran dan diadakan berita acara serah terima;

apabila bendahara pengeluaran sesudah 3 (tiga ) bulan belum juga dapat melaksanakan tugas, maka dianggap yang bersangkutan telah mengundurkan diri atau berhenti dari jabatan sebagai bendahara pengeluaran dan oleh karena itu segera diusulkan penggantinya.

Buku-buku yang digunakan:

Bendahara Pengeluaran mencatat seluruh transaksi dalam:

buku kas umum

buku pembantu pengeluaran per rincian obyek

buku pembantu kas tunai

buku pembantu simpanan/bank

buku pembantu panjar

buku pembantu pajak

Soal Kasus

Sistem dan Prosedur Pembukuan:

Sistem pembukuan yang dipakai oleh Bendahara tidak dikenal terminologi debit dan kredit.

Kejadian keuangan hanya dicatat pada salah satu sisi saja yaitu sisi penerimaan dan sisi pengeluaran.

Sisi Penerimaan

SP2D UP/GU/TU/LS

Penarikan uang dari bank (Check)

penerimaan pajak-pajak (Bukti Penerimaan)

pertanggungjawaban panjar (Bukti-bukti/kuitansi)

dll

Sisi Pengeluaran

Pembayaran atas pembelian barang/jasa (Bukti/kuitansi)

Pengeluaran dari bank untuk mengisi kas (Check)

penyetoran pajak-pajak (SSP)

pemberian panjar (Kuitansi)

dll

Pembukuan Penerimaan

Penerimaan SP2D UP/TU dibukukan disisi penerimaan BKU dan sisi penerimaan BP bank.

Penerimaan SP2D GU di bukukan disisi penerimaan BKU, sisi penerimaan BP Bank dan BP. Per-rincian Obyek.

Penerimaan SP2D LS dibukukan total belanja disisi penerimaan BKU dan untuk masing-masing rekening belanja sisi pengeluaran BKU secara bruto dan BP. Per-rincian Obyek.

Penarikan uang dari bank dibukukan disisi penerimaan BKU sebagai penarikan tunai dan disisi pengeluaran BKU sebagai penarikan cek (PU Bank), sisi penerimaan BP Kas tunai dan sisi pengeluaran BP Bank. Atau sebaliknya.

Pertanggungjawaban panjar dibukukan disisi penerimaan BKU sebagai kontra pos panjar dan semua kuitansi-kuitansi belanja di sisi pengeluaran BKU, sisi pengeluaran BP Panjar. Sisi penerimaan dan pengeluaran BP. Kas tunai . Apabila ada sisa dibuatkan kuitansi panjar baru.

Pembukuan Pengeluaran

Pembayaran belanja tunai dibukukan disisi pengeluaran BKU untuk masing-masing bukti/kuitansi dan sisi pengeluaran BP kas tunai.

Pembayaran belanja dengan Check dibukukan disisi pengeluaran BKU untuk masing-masing bukti/kuitansi dan sisi pengeluaran BP Bank.

Penarikan uang dari bank dibukukan disisi penerimaan BKU sebagai penarikan tunai dan disisi pengeluaran BKU sebagai penarikan cek (PU Bank), sisi penerimaan BP Kas tunai dan sisi pengeluaran BP Bank. Atau sebaliknya.

Pemberian panjar dibukukan disisi pengeluaran BKU sebagai panjar, disisi pengeluran BP Kas Tunai dan di sisi penerimaan BP Panjar.

Langkah-langkah pembukuan

Buku kas Umum : setiap transaksi dibukukan terlebih dahulu dalam buku kas umum baik sisi penerimaan maupun sisi pengeluaran, kemudian baru di bukukan dalam buku pembantu yang terkait

Buku Pembantu Per-Rincian Obyek : setiap pengeluaran-pengeluaran yang sudah dipertanggungjawabkan atau terbit SP2D GU dan LS dibukukan dalam BP per rincian obyek.

Buku Pembantu Kas Tunai : Pencatatan dalam BP kas tunai sepanjang penerimaan/pengeluaran dilaksanakan dengan penerimaan/pembayaran tunai.

Buku Pembatu Bank : Pencatatan dalam BP bank sepanjang penerimaan/pengeluaran dilaksanakan melalui bank, dengan cara antara lain dengan penerbitan check, penerimaan pembayaran dll.

Buku Pembantu Panjar : Pencatatan transaksi panjar dalam buku pembantu panjar dilaksanakan setelah dicatat dalam buku kas umum dan buku pembantu kas tunai sepanjang dibayar tunai kemudian apabila pertanggungjawaban pajar tidak sepenuhnya maka dibuatkan kuitansi panjar baru. Panjar baru tersebut dibukukan disisi pengeluaran BKU dan disisi penerimaan BP panjar.

Buku Pembantu Pajak : Bendahara pengeluaran sebagai Wajib Pungut (WAPU) harus memungut/memotong dan menyetorkan pajak tersebut ke kas negara sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

Pencatatan transaksi pungutan/potongan pajak-pajak terlebih dahulu dibukukan di sisi penerimaan buku kas umum, buku kas tunai dan buku pembantu pajak.

Pencatatan transaksi penyetoran pajak-pajak terlebih dahulu dibukukan di sisi pengeluaran buku kas umum, buku kas tunai dan buku pembantu pajak.

Buku pembantu pajak dibuat sesuai dengan cara:

Dalam satu buku dengan membuat kolom-kolom jenis-jenis pajak baik untuk pemungutan/potongan maupun untuk penyetoran.

Dibuat terpisah untuk masing-masing jenis pajak.

ALUR PENGELUARAN KAS DAERAH

Deskripsi Kegiatan

Berdasarkan SPD atau dokumen lain yang dipersamakan dengan SPD, bendahara pengeluaran mengajukan SPP (Surat Permintaan Pembayaran) kepada Pengguna Anggaran/kuasa pengguna anggaran melalui PPK SKPD.

SPP diajukan dengan SPD sebagai dasar jumlah yang diminta untuk dibayarkan kepada SKPD.

SPD berfungsi sebagai manajemen kas daerah, untuk mengatur/menjamin ketersediaan kas daerah dalam pembayaran.

UUDP vs UYHD

UUDP = Uang Untuk Di Pertanggungjawabkan

UYHD = Uang Yang Harus Di Pertanggungjawabkan

Perbedaan:

UUDP

– diberikan per mata anggaran/rekening dan harus dipertanggungjawabkan per mata anggaran yang ada.

– Di ajukan dan pertanggungjawabkan per bulan kemudian sisanya harus disetor ke kas daerah.

UYHD

– Diberikan secara global dan dipertanggungjawabkan sesuai peruntukannya.

– Diajukan sekali setahun dan dipertanggungjawaban dengan SP2D Ganti Uang (GU) atau Nihil.

– Apabila UP tidak cukup diajukan SP2D Tambahan Uang (TU) yang berlaku untuk masa 1 bulan, apabila ada sisa TU harus disetor ke kas daerah.

UUDP

Dalam sistem UUDP dikenal ada 2 jenis SPP/SPM:

SPP/SPM BS

SPP diajukan per rekening tetapi belum membebani plafon anggaran, Pertanggungjawaban atas penggunaan uang harus sesuai dengan rekening yang diajukan per bulan, kemudian sisanya harus segera disetorkan ke kas daerah. Untuk berikutnya harus diajukan kembali sesuai kebutuhan

SPP/SPM BT

SPP diajukan per rekening dan langsung membebani plafon anggaran. Sistem ini harus telah diperoleh bukti-bukti yang sah.

UYHD

SPP terdiri dari:

SPP UP (Surat Pengantar SPP UP, Ringkasan SPP UP, Rincian SPP UP)

SPP GU (Surat Pengantar SPP GU, Ringkasan SPP GU, Rincian SPP GU)

SPP TU (Surat Pengantar SPP TU, Ringkasan SPP TU, Rincian SPP TU)

SPP LS

SPP LS Gaji (Surat Pengantar SPP LS Gaji, Ringkasan SPP LS Gaji, Rincian SPP LS Gaji)

SPP LS Barang & Jasa (Surat Pengantar SPP LS Brg Jasa, Ringkasan SPP Brg Jasa, Rincian SPP LS Brg Jasa)

SPP LS SKPKD (Surat Pengantar SPP LS SKPKD, Ringkasan SPP LS SKPKD, Rincian SPP LS SKPKD)

Jenis Surat Permintaan Pembayaran

SPP Uang Persediaan (SPP-UP); dipergunakan untuk mengisi uang persediaan tiap-tiap SKPD. Pengajuan UP hanya dilakukan sekali dalam setahun, selanjutnya untuk mengisi saldo uang persediaan akan menggunakan SPP GU.

SPP Ganti Uang (SPP-GU); yang dipergunakan untuk mengganti uang persediaan yang sudah terpakai, sekaligus petanggungjawaban atas pengeluaran-pengeluaran yang telah digunakan sesuai dengan rekeningnya masing-masing.

Jenis Surat Permintaan Pembayaran

SPP Tambahan Uang (SPP-TU); yang dipergunakan hanya untuk memintakan tambahan uang, apabila ada pengeluaran yang sedemikian rupa sehinggga saldo UP tidak akan cukup untuk membiayainya. Akan tetapi, pembuatan TU ini haruslah didasarkan pada rencana perkiraan pengeluaran yang matang

SPP Langsung (SPP-LS); diajukan untuk membayar gaji (LS-Gaji); ataupun membeli barang dan jasa (LS-Barang dan jasa) baik dilakukan sendiri maupun melalui pihak ketiga; dan LS-PPKD untuk belanja-belanja yang dilakukan oleh PPKD.

Langkah-Langkah Teknis

Persiapan Dokumen : Bendahara mempersiapkan dokumen-dokumen yang diperlukan sebagai lampiran dalam pengajuan SPP.

Pembuatan Dokumen SPP : Dokumen SPP mempunyai 3 bagian (lembar) yang harus disiapkan dan diisi oleh bendahara, yaitu Surat Pengantar SPP, Ringkasan SPP, Rincian SPP.

Pengisian Register SPP

Deskripsi Kegiatan

Proses Penerbitan SPM merupakan tahap lanjutan dari proses pengajuan SPP. Sebagai tahap lanjutan, SPM juga dibedakan menjadi 4 (empat) sesuai dengan jenis SPPnya, yaitu SPM UP, GU, TU dan LS.

Proses ini dimulai dengan pengujian atas SPM yang diajukan baik dari segi kelengkapan dokumen maupun kebenaran pengisiannya.

Deskripsi Kegiatan

SPM dapat diterbitkan jika:

Pengeluaran yang diminta tidak melebihi pagu anggaran yang tersedia

Didukung dengan kelengkapan dokumen sesuai peraturan perundangan

Waktu pelaksanaan penerbitan SPM:

Diterbitkan paling lambat 2 hari sejak SPP diterima

Apabila ditolak, dikembalikan paling lambat 1 hari sejak diterima SPP

Langkah-Langkah Teknis

Pengujian SPP

PPK SKPD meneliti kelengkapan dokumen SPP-UP/GU/TU/LS yang dilampirkan.

Pengeluaran yang diminta tidak melebihi pagu anggaran yang tersedia.

Didukung dengan kelengkapan dokumen sesuai peraturan perundangan

Pembuatan SPM

Apabila telah dinyatakan lengkap/sah, maka PPK-SKPD akan membuat rancangan SPM. Apabila ternyata PPK SKPD menyatakan bahwa dokumen SPP-UP/GU/TU/LS belum lengkap/sah, maka PPK-SKPD akan menerbitkan surat penolakan SPM.

Contoh Dokumen

SPM UP

SPM GU

SPM LS Gaji

SPM LS Barang & Jasa

Deskripsi Kegiatan

SP2D atau Surat Perintah Pencairan Dana adalah surat yang dipergunakan untuk mencairkan dana lewat bank yang ditunjuk setelah SPM diterima oleh BUD.

SP2D adalah spesifik satu SP2D hanya dibuat untuk satu SPM saja.

SP2D dapat diterbitkan jika:

Pengeluaran yang diminta tidak melebihi pagu anggaran yang tersedia

Didukung dengan kelengkapan dokumen sesuai peraturan perundangan

Waktu pelaksanaan penerbitan SP2D:

Diterbitkan paling lambat 2 hari sejak SPM diterima

Apabila ditolak, dikembalikan paling lambat 1 hari sejak diterima SPM

Langkah-Langkah Teknis

Penelitian SPM

Kuasa BUD meneliti kelengkapan dokumen SPM-UP/GU/TU/LS yang dilampirkan. Pengujian berikutnya adalah melihat kesesuaian dengan DPA SKPD yang terkait serta batasan jumlah dalam SPD yang terkait.

Pembuatan SP2D

Apabila Kuasa BUD menganggap bahwa dokumen sudah lengkap, maka Kuasa BUD menerbitkan SP2D yang terdiri atas empat rangkap.

Apabila ternyata kuasa BUD menyatakan bahwa dokumen yang diperlukan belum lengkap, maka kuasa BUD membuat surat penolakan penerbitan SP2D dalam dua rangkap.

Contoh Dokumen

SP2D atas Dana UP

SP2D atas Dana GU

SP2D atas Dana LS Gaji

SP2D atas Dana LS Barang & Jasa

Deskripsi Kegiatan

SPJ merupakan dokumen yang menjelaskan penggunaan dari dana-dana yang dikelola oleh Bendahara.

Bendahara pengeluaran secara administratif wajib memper–tanggungjawabkan penggunaan uang UP/GU/TU/LS kepada kepala SKPD melalui PPK-SKPD paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya.

Dalam mempertanggung jawabkan pengelolaan uang persediaan, dokumen laporan pertanggungjawaban yang disampaikan mencakup:

Buku kas umum pengeluaran

Ringkasan pengeluaran per rincian obyek

Bukti atas penyetoran PPN/PPh ke kas negara

Register penutupan kas.

Langkah-Langkah Teknis

Berdasarkan enam dokumen tersebut (dalam proses pelaksanaan belanja), ditambah dengan SPJ pengeluaran pembantu yang dibuat oleh Bendahara Pengeluaran Pembantu, Bendahara pengeluaran membuat SPJ Pengeluaran.

Register SPJ

Dokumen

Dokumen yang digunakan dalam menatausahakan pertanggungjawaban pengeluaran mencakup:

SPJ Pengeluaran

register penerimaan laporan SPJ pengeluaran

register pengesahan laporan SPJ pengeluaran

register penolakan laporan SPJ pengeluaran

Deskripsi Kegiatan

Bendahara pengeluaran pembantu wajib menyelenggarakan penatausahaan terhadap seluruh pengeluaran yang menjadi tanggung jawabnya.

Bendahara pengeluaran pembantu wajib menyampaikan laporan pertanggungjawaban pengeluaran kepada bendahara pengeluaran paling lambat tanggal 5 bulan berikutnya

Bendahara pengeluaran pembantu dapat ditunjuk berdasarkan pertimbangan tingkatan daerah, besaran SKPD, besaran jumlah uang yang dikelola, beban kerja, lokasi, kompetensi dan/atau rentang kendali dan pertimbangan objektif lainnya.

Deskripsi Kegiatan

Dalam proses penatausahaan, buku pengeluaran pembantu mencatat transaksi-transaksi dalam buku:

Buku Kas Umum Pengeluaran

Buku Pajak PPN/PPh

Buku Pembantu Panjar

Langkah-Langkah Teknis

Pencatatan bukti-bukti pembelanjaan dana

Dari proses pencatatan ini, Bendahara pengeluaran pembantu hanya akan mencatat pengeluaran atas pembelanjaan dana tersebut pada dokumen-dokumen sebagai berikut:

Buku Kas Pengeluaran Pembantu

Buku Pajak PPN/PPh Pembantu

Buku Panjar Pembantu Register SPJ

Bendahara Pengeluaran melakukan verifikasi, evaluasi dan analisis SPJ Pengeluaran Pembantu.

Jika telah disetujui, SPJ pengeluaran pembantu harus disertakan Bendahara Pengeluaran dalam membuat SPJ pengeluaran.

PENYETORAN KE KAS DAERAH

Penyetoran UP ke kas daerah diperlakukan sebagai pengurang UP (kontra pos), penyetoran saldo UP baik dalam tahun berjalan maupun pada tahun berikutnya tetap di berlakukan sebagai pengurang UP, bukan pendapatan.

Penyetoran kelebihan belanja:

apabila di setor dalam tahun berjalan diperlakukan sebagai pengurang belanja yang bersangkutan (kontra pos).

apabila di setor pada tahun berikutnya diperlakukan sebagai pendapatan tahun berikutnya.